→ 改正個人情報保護法とマンション管理組合の対応ポイント（その１）
改正個人情報保護法第20条には安全管理措置として、『個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。』と定められています。
その安全管理措置には、「組織的」、「人的」、「物理的」及び「技術的」の4つの側面があり、それぞれ具体的な措置を実施することが求められます。
ここでは、組織的安全管理措置の中で、取扱状況を一覧できる手段の整備として、管理組合が保有する個人情報記載書類の取扱いに関する表示例を以下にご紹介します。
管理組合が保有する個人情報記載書類の取扱いに関する表示（例）
- 個人情報取扱事業者
○○マンション管理組合 - 個人情報記載書類
- 組合員名簿
- 権利移転届出書
- 使用者変更届
- 共用施設使用申込書
- 共用施設使用解約申込書
- 共用施設等使用料請求書
- 長期不在届
- 転居届
- 訪問記録簿
- 各種アンケート
- 専有部リフォーム申請書
- ペット飼育申請書
- 各種申請書類
- その他管理組合が指定した書面
- 利用目的
(1) 理事会議事録の送付、総会招集案内、総会議事録の送付、その他管理組合からの連絡
(2) 災害等の緊急時の連絡
(3) 管理組合が法令・規約等に基づき行う業務 - 個人情報のお問合せ窓口
管理組合理事長（委託管理会社へ連絡）